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Kassensystem/Registrierkasse: Wie sind Kleinbetragsrechnungen aufzubewahren?

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sich zur Pflicht der Rechnungsaufbewahrung geäußert. Danach reicht es für Kleinbetragsrechnungen aus, wenn bei elektronischen Kassensystemen ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) reproduziert werden kann.

Umsatzsteuerrechtlich sind Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Zudem sind die Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung zu beachten. Bei Rechnungen, die mittels elektronischer Registrierkassen erstellt werden, reicht es nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) aus, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden. Diese Bons müssen den Namen des Geschäfts, das Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthalten. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist sind die Rechnungen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Der UStAE ist in diesem Zusammenhang geändert worden. Werden Kleinbetragsrechnungen mithilfe elektronischer Kassensysteme oder Registrierkassen erteilt, reicht es nun aus, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann. Das BMF hat außerdem klargestellt, dass auch die übrigen Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten. Das BMF verweist hier insbesondere darauf, dass die Erfassung vollständig, richtig und zeitgerecht sein muss.

Hinweis: Diese Grundsätze sind auf alle offenen Fälle anzuwenden. Für Zeiträume bis zum 31.12.2021 wird es nicht beanstandet, wenn die Aufbewahrungspflicht nach der bisherigen Regelung erfüllt wird.

Information für: Unternehmer
zum Thema: Umsatzsteuer

(aus: Ausgabe 02/2022)

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